Jak efektivně organizovat pracovní prostor

Alexandra Savina

Většinu dne trávíme v práci, ať už kancelář nebo domácí kancelář. Často však obětujeme naše vlastní pohodlí a zřídkakdy přemýšlíme o tom, jak nás prostor kolem nás ovlivňuje. Pokud se vám zdá, že nemáte čas a jste v hromadě povinností, je možné, že záležitost je v nerozebraném svazku papírů na stole, kde není možné nic najít. Sdílíme tipy, které vám pomohou lépe organizovat vaše pracoviště, abyste mohli pracovat produktivněji.

Zbavte se přebytku

Než začnete reorganizovat pracoviště, musíte vyhodit všechny zbytečné. Dokonce i když pracujete produktivněji u nevyčištěného stolu, zbavit se toho, co nepřináší nic dobrého, neublíží. To se týká všeho: pracovních dokumentů a tiskovin a dalších věcí - snažte se udělat nezbytné minimum. Vyhoďte v chladné krvi, co vám nepomůže ve vaší práci: pár nezapomenutelných věcí a oblíbená fotografie v rámečku nezasáhne, ale pokud jsou mnohem větší, mohou vzít vážnou část pracovního povrchu.

Jarní čištění každých několik měsíců a pravidelně ho čistěte. Vyberte si nejvhodnější plán pro sebe (například 15 minut na konci každého pracovního dne nebo hodinu v pátek) a držte se ho - bude snazší udržovat pořádek a dokumenty a dokumenty se neshromadí na stole. A aby se zbavili zbytečného, ​​bylo to jednodušší, vždy držte koš vedle stolu. Kromě toho je na konci dne užitečné utřít stůl antibakteriálním hadříkem.

Zabývejte se papíry a dokumenty

Buďme upřímní: papír - hlavní zdroj odpadu na ploše. A i když s nimi stále méně pracujeme, není tolik společností, které by přešly na elektronickou správu dokumentů, jak by to mohlo být. Aby bylo možné řešit tok, bylo jednodušší, na stole můžete mít dva zásobníky nebo dvě složky - v závislosti na počtu dokumentů, se kterými se musíte vypořádat. V prvním musíte přidat vše nové: aplikace pro podpis, neotevřené dopisy a podobně. Ve druhém musíte poslat papíry, na které jste se podívali a které je třeba řešit později - takže nic nezůstane bez pozornosti.

V případě papírů, s nimiž se teď nemusíte zabývat, ale které s sebou stále musíte nést, je lepší mít určitý úložný systém. Nemusí to být známé složky: pokud na stole nemáte dostatek místa, můžete si vyzkoušet zavěšení speciálních zásobníků (například pro ukládání novin) na zeď. Na speciální mřížku lze zavěsit drobné bankovky, poznámky a upomínky namísto nudného korku. Zejména důležité dokumenty lze skenovat a ukládat na kopii počítače.

Zvažte systém zkratek a vrh - možná to bude stačit, abyste jednoduše podepisovali složky, nebo možná bude užitečné je označit barvou, abyste našli to, co potřebujete rychleji. Když skládáte papíry, zeptejte se sami sebe, zda je opravdu potřebujete, a zda je budete v budoucnu kontaktovat - většina z toho, co ukládáme „jen v případě“ nikdy nepoužíváme. Snažte se nespustit složku "Ostatní" nebo "Různé" - s největší pravděpodobností v průběhu času zapomenete, co přesně tam je.

Pokuste se zavést zásadu "papír - akce". Nenechávejte dokumenty a poznámky ležet na stole, považujte je za akci, kterou je třeba provést: například vizitka, na které je telefonní číslo napsáno, je příležitostí k vytvoření nového kontaktu na smartphonu nebo k poznámce do diáře, kterou potřebujete. zavolat

Používejte boxy a další skladovací nástroje.

Poté, co se zabýváte papíry, věnujte pozornost dalším položkám na ploše. S jakoukoliv láskou, kterou si vyberete papírnictví, je lepší, když je neponecháváte po celou dobu na stole, a pokud je to nutné, tak je tu více prostoru a méně prachu. Pro malé věci můžete například použít tácky na vejce. V oddělené krabici nebo kontejneru stojí za to uvést, co nepoužíváte, velmi často: například tah, kalkulačku nebo lepicí pásku.

Krabice, složky a skladovací kontejnery jsou levné (lze je nalézt ve stejné IKEA), ale pomohou vám pracovat mnohem efektivněji - v kanceláři i doma. Vyberte si trvanlivé, které vydrží po dlouhou dobu - a nezapomeňte přemýšlet o systému etiket a vrhů, jako je tomu u papírů.

Udržujte vodiče v pořádku

Chcete-li, aby pracovní plocha vypadala čistěji, musíte skrýt vodiče a prodlužovací šňůry: můžete si koupit speciální nádobu, nebo se můžete pokusit udělat si to sami - z krabice na boty. Pokud není dostatek místa a není místo, kde by bylo možné skrýt vodiče, měli byste je alespoň jemně svázat tak, aby neinterferovali a nebyli zmateni.

Seřadit soubory v počítači

Dalším důležitým bodem v organizaci pracovního prostoru je třídění souborů v počítači. Pokud jste to ještě neučinili, odložte hodinu nebo dvě, abyste dokumenty uspořádali novým způsobem: je to děsivé, abyste se mohli ujmout, ale pak se budete děkovat. Stejně jako u obyčejných papírů je velmi užitečná systematizace a etikety, které jsou pro vás vhodné. Pokud často pracujete s různými verzemi stejného dokumentu, je užitečné zvážit systém pojmenování, který bude srozumitelný všem zaměstnancům pracujícím na daném úkolu. Kromě toho, název každé nové verze, můžete přidat datum a v případě potřeby čas - to bude tak snadné pochopit, kdy poslední změny byly provedeny, a porovnat verze.

Složky, které právě teď nepotřebujete, ale budou užitečné v budoucnu, můžete archivovat - takže bude snazší se orientovat. Kopie nejcennějších dokumentů by měla být uložena v cloudové službě - jen pro případ.

Uspořádejte další úložný prostor.

Tato rada je nutná především pro ty, kteří pracují z domova, a to nejen s dokumenty, ale také s objemnějšími materiály: pokud necháte na stole noviny na víkend v kanceláři, není to tak děsivé, pak chcete, aby byl prostor co nejčistší. Ne každý má samostatnou kancelář nebo velkou pracovní plochu, ale v tomto případě je cesta ven. Nad stůl můžete přidat závěsné regály nebo pod nimi uspořádat další úložné prostory.

Pracoviště rozdělte do zón

To je užitečná technika, která vám pomůže efektivněji zvládnout různé úkoly: zaujměte místo pro práci v počítači a samostatnou oblast pro úkoly, které lze vyřešit bez ní - s tištěnými dokumenty nebo například s brainstormingem s notebookem v ruce. I když máte malý stolek, můžete stále zónu prostor: stačí například přejít na druhou stranu nebo sedět na společné pohovce.

Pokud pracujete z domova, je velmi důležité přidělit samostatný prostor pro práci (i když je součástí kuchyňského stolu nebo malého skládacího stolu). To je v prvé řadě nezbytné pro oddělení pracovního a osobního života (práce z domova může být obtížné přejít z jednoho režimu do druhého), ale může být užitečná z praktičtějšího hlediska. Je například užitečné mít samostatný pracovní počítač, ke kterému se děti nebudou přibližovat a které se v nejnepříznivějším momentu nerozbijí.

Udržujte věci po ruce

Domníváme se, že tento princip stejně používáte, ale bude užitečné znovu to říct. Při zřizování domácí kanceláře, organizování prostoru a určování, kde bude ležet jedna nebo jiná věc, začněte primárně z toho, jak je pracovní postup strukturován. Nejdůležitější věci by měly být vždy po ruce, jinak by se řídily tím, jak používáte předměty - například udržujte papír v blízkosti tiskárny a samolepky - v blízkosti místa, kde obvykle pracujete s dokumenty nebo čtete potřebné knihy pro práci.

Postarejte se o věci, které vás budou cítit lépe.

Když přemýšlíte nad pracovním prostorem, nezapomeňte na pohodlí - i na malé věci. Je velmi důležité zvolit pohodlnou židli, aby nedošlo k bolesti v zádech a krku, aby se postaralo o dostatečné osvětlení (pokud je tma v kanceláři, koupit stolní lampu) a další věci, které mohou zlepšit práci v kanceláři - například polštář pod zápěstí, který pomáhá předcházet vzniku syndromu tunelu nebo opěrky nohou, která zesvětluje zátěž na zádech a krku.

Nejezte u svého stolu

I když se tato rada nevztahuje na organizaci prostoru, ale na organizaci pracovního procesu a zdá se být zřejmé, jsou stále často opomíjeny - ale marně. Když jíte u svého stolu, můžete jíst více nevědomky (když jsme zaneprázdněni, nevěnujeme pozornost tomu, kolik jíme, i když nejsme hladoví, a často volíme nejužitečnější občerstvení). Kromě toho přestávka na oběd (i když malá) pomůže odvrátit pozornost od podnikání a vrátit se k nim s novými silami.

Pokud se vám nedaří vyhnout snackingu na stole, vyberte si jídlo, které se nerozpadá, nerozlévá nebo nezanechává skvrny (třepání drobků z klávesnice nebo rozlití polévky na pracovním notebooku je smutná vyhlídka), zkuste být opatrní a nerušit ostatní (silný zápach potravin může být nepříjemný pro kolegy), vyčistit po sobě a ujistěte se, že stůl po večeři otřete.

Fotky: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store