Kontrolní seznam: 8 znamení, že nevíte, jak přidělit čas

alexander savina

Zdá se, že hodnotí efektivitu dovedností v řízení času velmi jednoduché: máte-li čas na práci ve stanoveném období nebo jste schopni v kritické situaci zrychlit a provádět úkoly co nejrychleji, pak je vše v pořádku. Ale někdy problémy s přidělováním času nejsou tak zřejmé - například pokud máte čas na všechno, ale čas od času máte pocit, že jednáte na hranici možností. Chápeme, jak tomu rozumět - a co s tím dělat.

1

Nemůžete odhadnout, jak dlouho bude vaše akce trvat.

Pokud si všimnete, že jste stabilně pozdě pět až deset minut (abyste mohli pracovat, setkávat se s přáteli a kdekoli jste), možná je problém, že nechápete, kolik času máte různé úkoly. To se stane - zdá se, že jste si jisti, že záležitost je jednoduchá, a teprve na konci si uvědomíte, že budete potřebovat dalších deset minut.

Dobrou zprávou je, že si s tím můžete poradit: pokud si všimnete náchylnosti plánovat vše najednou, jednoduše si na každý případ položte dvakrát čas - nebo alespoň těch patnáct dalších minut. Mnoho lidí tuto techniku ​​používá při plánování svého pracovního dne: nezapomeňte, že neočekávaná vyšší moc může být vždy vložena do harmonického seznamu úkolů.

2

Na tento den nemáte jasný plán.

Seznam úkolů je jedním z nejjednodušších a nejúčinnějších nástrojů pro správu času: díky němu můžete snadno pochopit, kolik času jste strávili na úkolech a kde systém havaruje. To vše samozřejmě neznamená, že musíte počítat v den až do minuty - ale alespoň pochopit seznam otázek a přemýšlet o tom, co a v jakém pořadí se budete zabývat, je vždy užitečné.

Mnohým v práci i mimo ni brání pocit, že je příliš mnoho problémů a není jasné, který z nich je třeba zaujmout. Deník nebo podnikatelský plán tento problém vyřeší a doplní specifika v den: seznam položek se děsí mnohem méně než chaos v mé hlavě.

3

Bojíte se delegovat

"Pokud chcete něco udělat dobře, udělejte to sám" - populární, ale ne nejproduktivnější představa: vždy existuje riziko, že budete sbírat tolik věcí, s nimiž se s nimi prostě nedokážete vyrovnat. Pokud jste zvyklí sledovat proces od začátku do konce a nejste připraveni pustit kontrolu, ale začíná to zasahovat do produktivity, zvažte, zda je čas delegovat část úkolů na někoho jiného.

A pokud se pustíte z pracovních otázek, nejste ještě připraveni, pak je docela možné svěřit úklid někomu jinému a namísto vaření po náročném denním pořádku jídlo doma. Volný čas může být stráven na odpočinek - na další den bude produktivnější.

4

Nemáte prioritu

Chcete-li optimalizovat čas, nestačí porozumět tomu, co musíte udělat za den - musíte také zhodnotit, co je důležité udělat právě teď a co může počkat. „Velmi často odkládáme důležité úkoly, ty, které na nás vyvíjejí tlak, kvůli duševnímu úsilí, které musíme dát, abychom se na ně mohli soustředit,“ řekl trenér Kimberly Medlock.

Je jednodušší reagovat na tucet dopisů, i když nevyžadují naléhavou reakci, než přijmout velkou a důležitou zprávu, kterou je třeba předložit co nejdříve - i když je produktivnější věnovat pozornost druhé otázce. Pokud je to váš případ - zkuste přehodnotit priority: bez ohledu na to, jak těžké je převzít většinu práce, budete určitě vděčný sobě, že jste to udělali.

5

Snažíte se udělat deset věcí najednou.

Ne všichni experti považují multitasking za takový dobrý nápad. A pokud je snadné se vyrovnat se dvěma mechanickými případy (například poslechem podcastu a současně), dvě akce, které vyžadují neustálou pozornost (například sledování televizního seriálu a současně snaha reagovat na e-maily), je obtížnější zkombinovat - s největší pravděpodobností rychle přepnout z jednoho úkolu na druhý.

Na rozdíl od toho, co diktuje logika, budete s případem pravděpodobně rychleji vyrovnat, budete-li věnovat pozornost jen jemu. Můžete vyzkoušet slavnou techniku ​​„rajče“: spusťte časovač na pětadvacet minut a nenechte se v tomto okamžiku rušit ničím - když čas vyprší, můžete si udělat pětiminutovou přestávku.

Můžete vyzkoušet méně přísné metody - například přidělit konkrétní čas konkrétnímu úkolu (uzávěrka vám umožní pracovat rychleji - hlavní věcí není přepětí) nebo se jen pokusit minimalizovat vnější podněty. Začněte s e-mailem: namísto spěchu, abyste ho zkontrolovali jednou za půl hodiny, vyčkejte několik minut dvakrát nebo třikrát denně.

6

Nejsi relaxační

Po studentských letech budou mnozí čelit obtížnému objevu: nespí celou noc a pak, jako by se nic nestalo, nemohou podnikat. Vy sami jste si pravděpodobně všimli, že ve dnech, kdy jste nespali, nebo jste byli velmi unaveni, se budete více rozptylovat a práce bude mnohem pomalejší, než by mohla.

V takových případech vždy hrozí nebezpečí, že spadnete do nebezpečné říje, když si uvědomíte, že jste během dne dělali jen velmi málo a skončili v noci pozdě - takže na druhý den nedostanete dostatek spánku a budete pracovat méně, než byste mohli. Pokud se na to chytíte, víte, že nejlepší pomocník produktivity je dobrý sen (nezapomeňte na jeho hygienu!).

7

Nevíte, jak to říct ne

Příliš mnoho úkolů je prostě nemožné dosáhnout: snažit se dělat všechno najednou, v určitém stadiu, možná budete muset obětovat kvalitu nebo podmínky. Tam jsou vždy ti kolem vás, kteří žádají o laskavost nebo službu, zdá se vám, že není nic špatného s jedním malým podnikem - dokud si neuvědomíte, že mnoho žádostí zasahovat do své vlastní, mnohem důležitější pro vás záleží.

Je tak snadné přeceňovat, kolik úkolů jste schopni převzít, stejně jako udělat chybu s časem, který je pro ně potřebný - a to vše může vést k vyhoření. To je důvod, proč je tak důležité naučit se říkat „ne“ v čase: je lepší okamžitě odmítnout něco udělat, než zaplnit termíny, udělat všechno špatně nebo jen vyčerpat.

8

Snažíte se předělat svůj rytmus

Nejčastější radou, která se dá slyšet, pokud jde o produktivitu, je: „Jenom vstávejte brzy ráno a udělejte více ráno“ - to je údajně Anna Wintourová, Tim Cook a Richard Branson. Snad inspirován jejich příkladem, vstáváte v pět ráno, abyste se mohli cvičit, setkávat se se svou přítelkyní při snídani a být u stolu v kanceláři již v devět - ale místo veselí a ochoty rychle ukončit věci se cítíte ohromeni a unaveni.

Bohužel neexistuje univerzální recept na produktivitu. Je možné, že pro vás bude snazší trénovat a setkávat se s přáteli ne brzy ráno, ale večer po práci - a vrchol vaší produktivity není v devět ráno, ale ve tři odpoledne, po přestávce na oběd. Namísto snahy stát se larkem, poslouchejte tělo - takže se budete cítit mnohem lépe.

Fotky: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com