Poslední spurt: Jak rychle řešit pracovní záležitosti

alexander savina

Do konce týdne (a také do konce roku) naší jedinou touhou je rychle se vypořádat s prací a konečně začít odpočívat. Tam je obrovská paleta knih a příruček o řízení času - najít to, co vám vyhovuje, není těžké. Pro ty, kteří ještě nejsou připraveni vážně se ponořit do této problematiky, jsme shromáždili několik tipů a triků, které pomohou rychleji zvládnout pracovní záležitosti a učinit z vás produktivnější.

 

Nehledejte multitasking

Jednoduchá rada, kterou jen málokdo následuje: aby bylo možné rychle a dobře zvládnout úkol, je nejlepší to udělat sám a pokud možno odstranit všechny rozptýlení. Ne každý je schopen se stejně dobře soustředit na několik věcí najednou, zejména pokud každý z nich vyžaduje ponoření a pozornost - z tohoto důvodu trpí kvalita práce.

Práce chat, chat, e-mail - to vše je velmi rušivé. Přemýšlejte o tom, jak se můžete zbavit rozptýlení - například neodpovídejte okamžitě, jakmile se objeví oznámení o nové zprávě, zaznamenejte úkoly třetích stran, které vzniknou během práce, abyste je vyřešili později, nebo seskupte podobné úkoly a vyhradili si čas během dne k řešení. jim. Ten umožní méně rozptylování - není třeba přestavět z jednoho typu úkolů na jiný. Dodržování tohoto principu bude vyžadovat disciplínu a vážnou vytrvalost - ale výsledek nebude trvat dlouho.

Naplánujte si pracovní den

Seznam úkolů je jednoduchá technika, která usnadňuje práci: můžete odhadnout skutečný objem úkolů a nastavit realistické termíny pro jejich dokončení. Nezáleží na tom, kolik byste chtěli věřit v opak, ale všechny úkoly mají různou důležitost - takže při plánování vaší práce stanovte priority. Zvažte, jakou denní dobu jste nejvíce produktivní, a pokuste se vyřešit nejdůležitější a nejtěžší úkoly v této době. Například, mnoho lidí je zvyklejší začít den kontrolou své pracovní pošty, ale to není vždy nejlepší řešení - pokud jste nejaktivnější v dopoledních hodinách, než se unavíte a ztratíte pozornost, je lepší nechat tento čas na nejtěžší nebo kreativní úkoly, které vyžadují soustředění.

Schůzky se mohou často rozbít na jeden den - například pokud se konají několik hodin po začátku pracovního dne, na které nemáte čas dokončit alespoň jeden úkol. Když plánujete svůj čas, přemýšlejte o tom, zda budete mít čas něco udělat před a po schůzkách nebo mezi nimi - možná je jednodušší odložit schůzku na ráno? Práce je navíc nepředvídatelná a kdykoliv můžete mít nepředvídané úkoly. Proto je lepší, aby plán na den nebyl příliš hustý a tam bylo dost času na překvapení - počítat s 5-6 hodin nepřetržité práce.

Nastavte si termíny - a utáhněte je

Jedním z důvodů, proč se s tímto úkolem nemůžeme vypořádat rychleji - nedostatek jasného termínu: práce na něj často trvá celou dobu. Termíny pro náročné úkoly jsou obzvláště důležité: velmi často zkracujeme a pracujeme na obtížném úkolu, protože se nám to jeví jako nesmírně důležité - jasná lhůta pomáhá tomu, aby byl tento úkol srozumitelnější.

Chcete-li začít, zkuste snížit práci na úkol, pro který obvykle strávíte několik hodin, na půl hodiny - možná si sami nevšimnete, jak zvládnout vše rychleji než obvykle. Je pravda, že je dobré dávat pozor - zde si stanovte realistické termíny (nesnažte se dělat celou práci za dvě hodiny) a nepřineste si sebe, pokud byste nemohli úkol zvládnout v určeném čase: nepracujete v neustálém stresu a bez paniky.

Trávit méně času s nedůležité úkoly.

Ne všechny pracovní úkoly jsou stejně důležité. Simon Reynolds, obchodní poradce, radí, aby deset minut nebo i méně pro malé úkoly: nejčastěji nevyžadují dokonalý výkon, takže je můžete darovat k provádění důležitějších úkolů. Podle Reynoldse lze ušetřit až 90 minut denně - hlavní věcí je pokusit se několikrát denně časově omezit čas na úkoly. Kromě toho, jeden z nejlepších způsobů, jak vstoupit do rytmu na začátku pracovního dne je provést malý (to je důležité!) A ne nejtěžší úkol. To je srovnatelné s ranním tréninkem: budete se cítit lépe a budete schopni dělat jiné věci.

Další užitečná technika - zkuste strávit rozhodování jen minutu. Často trávíme spoustu času přemýšlením o tom, ale ne vždy se učiní lepší rozhodnutí. Pokud si všimnete, že často znáte správné rozhodnutí, ale nějakou dobu trvat, zkuste si nastavit 60sekundovou lhůtu.

Zvolte vhodný systém řízení času.

Existuje mnoho technik, které vám pomohou stát se produktivnější a lépe budovat svůj den - hlavní je najít si vlastní. Jeden z nejvíce obyčejný je “technika rajče” (jeho tvůrce používal časovač ve formě rajče). Je založen na jednoduché logice: potřebujeme čas, abychom se zapojili do práce a účinně ji vykonali, a čas na odpočinek. "Technika rajčat" znamená, že svou práci rozdělujete na bloky - "rajčata".

Musíte nastavit časovač na 25 minut (to je jedno „rajče“), během něhož se budete zabývat pouze prací, aniž byste byli rušeni ničím jiným. Po zazvonění časovače zabere pětiminutovou pauzu a poté spustí nový blok. Po třech nebo čtyřech 25minutových blocích udělejte delší pauzu a odpočinek po dobu 15-30 minut.

Nemusíte striktně dodržovat tyto hodnoty: časové intervaly mohou být jakékoliv, hlavní věc není příliš krátká - jinak nebudete mít čas dělat určité množství práce bez toho, abyste se rozptylovali. Tato technika je velmi efektivní: pro blok času, ve kterém neděláte nic jiného než práci, můžete chytit mnohem více. Kromě toho, v "rajčata", můžete změřit, kolik času trávíte na tento úkol, nebo - a je lepší naplánovat svůj čas.

Přemýšlejte o tom, co můžete odmítnout

Je důležité adekvátně a přísně posoudit množství vaší práce - pak se ukáže, že je rychlejší. Trenér Mark McCartney radí ve studené krvi zbavit se všech zbytečných věcí: zhodnotit, které z vašich úkolů jsou nejdůležitější a nejdůležitější a které můžete bezpečně opustit (dobře, nebo zkusit delegovat). Podle McCartneyho velmi často souhlasíme s tím, že na stroji uděláme něco, aniž bychom přemýšleli, proč je tento úkol důležitý a zda je to opravdu tak důležité.

Kritický přístup pomáhá usnadnit život a stanovit priority. V praxi se toto doporučení týká především e-mailu - zamyslete se nad tím, jak můžete tento proces optimalizovat (například pomocí šablon nebo automatických odpovědí na e-maily, které nevyžadují promyšlenou reakci) a zda stojí za to odpovědět na všechny zprávy.

Udělejte si přestávky

Už to víte: unavená osoba prostě nemůže efektivně pracovat. Abychom mohli dělat více, snažíme se pracovat déle a bez přestávek, i když stojí za to dělat opak. Každý, kdo opustil studentův zvyk spát několik hodin denně, ví ze zkušenosti, že pokud budete mít dostatek spánku a budete mít dobrý odpočinek od práce ve večerních hodinách, budete mnohem produktivnější a budete moci dělat mnohem víc, než když jste přišli do práce napůl. Také pauzu co nejvíce. Současně (a to také víte) by měla být přestávka vysoce kvalitní: neměli byste se držet ve smartphonu nebo začít listovat přes Facebook - je lepší se na krátkou chvíli vzdálit od počítače a odvrátit pozornost od toku informací.

Buďte k sobě upřímní

Snad nejdůležitější rada: jen vy můžete přesně pochopit, co brání vaší produktivitě. Často máme méně času kvůli zavedeným zvyklostem - a zde bychom měli upřímně přiznat, že to stojí za to změnit. Když přijdete do práce, trávíte dvacet minut zapojením do procesu? Chcete po obědě pít kávu s kolegou? Neustálé přepínání mezi úkoly a nemůže se soustředit na jednu věc? Držte se poslů? Víš, co dělat.